Effektives Performance Management braucht ganzheitliche Konzepte

Zusätzlich verstärkt wird dieser Effekt vor allem durch die fast schon disruptiven Auswirkungen der aktuellen Geschehnisse – seien es Corona, Rohstoffrisiken, Inflation, gestörte Lieferprozesse oder Änderungsgeschwindigkeiten beziehungsweise der Gültigkeitsverlust, der im Budget gesetzten Prämissen. Dabei ist die Problemstellung in Bezug auf Planungs- und somit auch Performance Management Prozesse in vielen Fällen ähnlich:

1. Fehlende zeitliche Gültigkeit von Planungsergebnissen und dadurch fehlende Nutzbarkeit.
2. Fehlende Flexibilität von Prozessen und dadurch langwierige Steuerungsprozesse.
3. Unverhältnismäßig hoher manueller Aufwand, der in die Erzeugung von Planungsergebnissen fließt, so dass schnelle Entscheidungen nicht möglich sind.

Diese drei Gefahren sind für viele Unternehmen längst Realität. Dabei ist das grundsätzliche Ziel des Performance Managements im Unternehmen, im Sinne einer lang-, mittel- und kurzfristigen Zielfeststellung, Steuerung und entsprechende Ressourcen-Allokation, mehr als existenziell gefährdet. Bisher kontinuierliche iterative Veränderungsprozesse beispielsweise in der IT greifen oft zu kurz.

Die Lösung der oben genannten Probleme erfordert einen modernen und effektiven Planungsansatz, der die Prozesse, IT-Tools und Daten sowie menschliches Verhalten optimiert. Die Verbesserung eines einzigen Parameters ist nicht ausreichend.

Optimierung von Prozessen

Die verbesserten technischen Möglichkeiten sind eine wesentliche Entwicklung, die eine positive Wirkung entfaltet. Durch moderne Technik können höhere Geschwindigkeiten, mehr Daten und eine größere Verfügbarkeit in einem viel besseren Kosten-Nutzen-Verhältnis eingesetzt werden. Zur Verbesserung des Planungsprozesses ist es wichtig, dass jede Komponente des Planungszyklus auf einen bestimmten Zweck und überschneidungsfrei aufeinander abgestimmt wird. Folgende drei Maßnahmen sind zur Verbesserung des Planungsprozesses sinnvoll:

1. Von bottom up zu top down.
2. Von reinen Finanzzahlen in Richtung konkreter Maßnahmen.
3. Von statischen Planungsprozessen hin zu ereignis-getriggerten Szenarien.

Im Zusammenspiel zwischen zentralen und dezentralen Organisationseinheiten zeigt sich, dass zentrale Einheiten vor allem durch eine stärkere Integration in lokale Prozesse einen höheren Mehrwert im Planungsprozess leisten können. Insofern ist organisatorisch ein stärkerer Zentralisierungsgrad zur Erreichung einer besseren Planung sinnvoll.

IT-Tools und Daten bestmöglich nutzen

Auf der zweiten Ebene – IT und Daten – gibt es aktuell einen großen Hebel. Durch die sich immer weiter und schneller entwickelnde Technologie wird die Nutzung großer Mengen an internen und externen Daten im Forecasting und Vorhersage-Prozessen immer einfacher und ist für viele Unternehmen bereits Realität. Das hierdurch entstehende Automatisierungspotenzial, sowie die Erweiterung der bisher eher rückwärtsgewandten Analysen hin zu einer wirklichen Prognosefähigkeit, kann erheblich zur Verbesserung der Planung beitragen. Denkbar ist, dass in Zukunft der Planungsprozess komplett über artificial intelligence abgebildet wird. Dies bedeutet, dass es zukünftig, auf Basis von historischen Daten und bestimmten Mustern (Pattern), möglich sein wird über artificial intelligence den Planungsprozess vollständig von den Bottom-up-Prozessen zu entkoppeln und so eine verbesserte Planungsgenauigkeit zu erzielen. Cloud und Browser basierte Systeme helfen zudem die Kosten zu optimieren. Nicht immer muss es ein vollständig automatisiertes System werden, teilweise reicht auch schon eine verbesserte Erfassungsmöglichkeit mit entsprechender Hilfestellung aus. Im ersten Schritt setzen Unternehmen typischerweise einfache Projektionen oder treiberbasierte Modelle ein. Nachfolgend werden dann prädiktive Modelle, künstliche Intelligenz oder maschinelles Lernen eingesetzt. Moderne Infrastrukturlandschaften sind so aufgebaut, dass sie die erwähnten Bausteine ganzheitlich integrieren, flexibel und anpassbar sind. Im Bereich der IT und Daten haben sich drei Trends herausgestellt:

1. Weg von individuellen Einschätzungen hin zu datenbasierten Entscheidungen.
2. Weg vom transaktionalen Support hin zu einem digitalen Mindset.
3. Von Monolithen zu modularen Planungsplattformen.

Menschliches Verhalten – wichtiger Erfolgsfaktor

Die dritte Ebene ist auch die mit den größten Herausforderungen. Hier geht es um die Teilnehmer des Planungsprozesses, um den menschlichen Faktor. Es muss zukünftig gelingen, die Teilnehmer durch intrinsische Motivation zur richtigen und unvoreingenommenen Durchführung der geänderten Prozesse zu bewegen. Ziel muss es sein, insbesondere die höhere Transparenz und den Mehrwert von agilen Prozessen in eine offene Planungskultur zu überführen. Falsche Anreizsysteme führen oft zu dysfunktionalem Verhalten. Das kann vor allem zu konservativen Planungen oder fehlenden Anstrengungen beim Erreichen der Ziele führen. Wir kennen doch alle das Thema „Bunkern“…

Die aktuellen Geschehnisse beschleunigen die Veränderungsgeschwindigkeit der bestehenden Planungsprozesse. Das Ziel des Performance Management ist in vielen Unternehmen in seinem Wesen gefährdet und sollte daher nachhaltig effektiver aufgestellt werden. Um dies zu erreichen, ist ein ganzheitliches Konzept, wie oben dargestellt, erforderlich.

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