Business Process Management – ein Treiber für das Business Performance Improvement

Mit großer Wahrscheinlichkeit wird für die Essenszubereitung eine Lieferung (Zutaten) notwendig sein, wodurch eine Lieferkette gebildet wurde. Jeder Schritt, der mit dem Empfang eines Services (einer Eingabe) beginnt und mit einer weiteren Lieferung zu einem nächsten Schritt (einem Ausgang) endet, wird als Prozess bezeichnet. Beachten Sie, dass jeder Prozess mit einer Eingabe beginnt und mit einer Ausgabe endet. Die Summe der Prozesse, die zur endgültigen Lieferung an den Kunden führt, wird als Prozess- oder Wertschöpfungskette bezeichnet.

Wie Sie Ihre Prozesse richtig organisieren

Eine prozessorientierte Organisation agiert nach der Prämisse: Endlieferungen an die Kunden sind das Ergebnis einer Abfolge von internen Prozessen, die organisiert werden müssen. Die Prozessorganisation zielt darauf ab, jeden dieser Prozesse effizient durchzuführen, damit die geringste Menge eingebracht wird, um ein Ergebnis zu erzeugen. Die folgende Grafik nach Harvard-Professor Michael Porter illustriert das Konzept:

BPM (Business Process Management) – die Methodik für Prozessorganisation

BPM basiert auf der Wertschöpfungskette Ihres Unternehmens und wird, wie oben beschrieben, in jeden Zwischenprozess unterteilt. Diese Prozesse werden nacheinander analysiert, visuell in einem Prozessablauf oder -diagramm dargestellt und anschließend auf Verbesserungsmöglichkeiten untersucht. Dazu gehören Engpässe, Verzögerungen, Verschwendung oder Schwierigkeiten beim Informationsaustausch, die Prozesse weniger effizient machen können. Mithilfe von Diagrammen werden Prozesse neu entworfen, um durch Fehlerbeseitigung effizienter zu werden. Nach dem Entwurf werden Leistungsindikatoren (KPIs) definiert, um bei Abweichungen im Ergebnis nachsteuern zu können.

Einige wichtige Arten von KPIs, die bei der Prozessorganisation verwendet werden können, sind z. B. Produktivität, Qualität, Kapazität und Priorität.

Die Vorteile einer Prozessorganisation gegenüber einer funktionalen Organisation liegen insbesondere im Kundenfokus und der Effizienzsteigerung:

• Prozessorganisation führt zu einer schnelleren und fehlerfreieren Bearbeitung der Kundenanfrage.
• Ein prozessorientierter Aufbau ist immer transparent und klar strukturiert.
• Die Administration und Koordination wird vereinfacht.
• Die vorliegenden Schnittstellen werden in Hinblick auf Schnittstellen- und Fehlerreduktion stetig überprüft.
• Die Belegschaft wird durch eine klare, definierte Zuständigkeitsverantwortung motiviert.

Der Weg zur prozessorientierten Organisation

Für die Transformation von einer klassischen funktionalen Organisation in eine prozessorientierte Organisationsform sind folgende Faktoren erfolgskritisch:

• Auf oberster Ebene der Geschäftsführung bzw. des Vorstands werden Prozess-Owner für die Unternehmensprozesse festgelegt.
• Reorganisation der Unternehmens-IT in eine Prozess-IT und eine zentrale IT – die Verantwortung für die Prozess-IT obliegt dabei dem Prozess-Owner.
• Supportprozesse, hier insb. Controlling, werden befähigt, sowohl funktional als auch prozessual alle relevanten KPIs zur Steuerung des Unternehmens zur Verfügung zu stellen.
• Das Prozessmodell mit den unternehmensübergreifenden Prozessen ist allen Mitarbeitenden bekannt und auf allen Ebenen des Unternehmens akzeptiert.

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